Konferencja wewnątrz-firmowa

W jednym z ostatnich postów pisałem o zorganizowanym przez siebie Quiz'ie. Dzisiaj napiszę o innym pomyśle na powiew świeżości w pracy, czyli o konferencji wewnątrz-firmowej. Konferencję taką zorganizowałem pod koniec czerwca (jej pierwotnym pomysłodawcą był mój przełożony Mikołaj).

Trochę uprzedzając, był to strzał w dziesiątkę pod każdym względem, a więc czym prędzej biegnijcie do swoich przełożonych z propozycją zorganizowania takiego wydarzenia ;) Zacznijmy od spraw organziacyjnych, czyli jak się do tego zabrałem.

• Na początek ustaliłem szczegóły z przełożonymi, czyli kiedy taka konferencja może się odbyć i ile czasu można na nią poświęcić. My wybraliśmy ostatni tydzień czerwca i na każdą prezentację przeznaczyliśmy godzinę. W konferencji mógł wsiąść udział każdy i mógł zobaczyć dowolną ilość prezentacji, przy czym było jasno powiedziane, że praca ma priorytet, czyli jeśli jest pilne zgłoszenie to trzeba je obsłużyć.
• 4 miesiące przed konferencją rozesłałem prośbę o zgłaszanie tematów wraz z krótkim opisem. Na zastanowienie się dałem 1 miesiąc.
• Co bardzo ważne, tematyka prezentacji mogła być dowolna, również nietechniczna. Jedynym warunkiem było, że prelegent:
• Ma interesować się tematem.
• Musi mieć przynajmniej trochę przekonania :), że dla innych temat również będzie interesujący.
• W regularnych odstępach (to bardzo ważne) rozsyłałem przypomnienie, że zostało tyle, a tyle czasu na  zgłoszenia.
• Po zebraniu propozycji (około 30 prezentacji, ale każdy mógł zgłosić więcej niż 1) zorganizowałem głosowanie. Na oddanie głosu były 2 tygodnie i znowu należy o tym przypominać.
• Na konferencję wybrałem 12 najlepszych prezentacji, ale każdy prelegent miał przygotować tylko 1.
• Poinformowałem kolegów o wyniku głosowania.
• Aby prelegenci nie czekali do ostatniej chwili z przygotowaniami poprosiłem ich aby przesłali mi agendę miesiąc przed konferencją.
• Zarezerwowałem salę, rzutnik, laptop itp.
• Poprosiłem prelegentów o preferencje kiedy chcą wygłosić swoje prezentacje i przygotowałem harmonogram.
• Dwa tygodnie przed konferencją rozesłałem do wszystkich w firmie zaproszenie na poszczególne prezentacje.
• Tuż przed samą konferencją przygotowałem ankiety, wydrukowałem je i pociąłem.
• Sprawdziłem również czy laptop działa, czy współpracuje z rzutnikiem i co jest na nim zainstalowane. Oczywiście poinformowałem również prelegentów czego mogą się spodziewać po sprzęcie. Pomimo to, zgodnie z prawem Murphy'ego, nie obyło się bez niewielkich problemów technicznych.
• Na każdej prezentacji na stołach czekały długopisy i anonimowe ankiety. Ich wypełnienie było obowiązkowe.
• Po konferencji zebrałem od prelegentów materiały i umieściłem je na Wiki.
• Podliczyłem ankiety i rozesłałem je do prelegentów. Przy okazji zapytałem czy zgadzają się na publikację wyników. Wszyscy się zgodzili więc udostępniłem również wyniki ankiet.

Przed godziną zero wszystko było więc zapięte na ostatni guzik. Konferencja spodobała się chyba wszystkim. Ja jestem z niej bardzo zadowolony, zarówno jako organizator jak i prelegent. To wspaniała okazja do integracji zespołu, nauki nowych rzeczy i potrenowania swoich umiejętności prelegenta w sprzyjającym środowisku.

Za jakiś czas napiszę o czym można było posłuchać na konferencji.